Kommissorium for direktion ved Sønderborg Kommune

Medlemmer og beslutningskompetence

Direktionen består af én kommunaldirektør og seks direktører. Direktionen har beslutningskompetence og ansvar for kommunens samlede opgavevaretagelse og udvikling på baggrund af Byrådets visioner, målsætninger og budget.

Ledelsesgrundlag

Direktionen agerer værdibaseret og anerkendende. Grundlaget for ledelsen bygger på

• kommunens vision
• styringsfilosofien
• kodeks for god ledelse samt
• den økonomiske politik.

Direktionen vil gennem strategisk ledelse sikre, at der skabes innovation og dynamik for at kunne håndtere fremtidens udfordringer.

Funktioner

Direktionen har følgende hovedfunktioner:

• Sikre at der skabes en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor, hvor der værnes om kommunens legitimitet og de demokratiske værdier.
• Sikre at de politiske vedtagne visioner, målsætninger (GPS) og budget effektueres og efterleves i hele kommunen.
• Sikre at organisationen ledes gennem værdierne.
• Sikre at der udarbejdes strategier med tilhørende handleplaner.
• Sikre at ledere involveres aktivt på tværs, og medvirker konstruktivt til en tværgående, helhedsorienteret ledelse af organisationen.
• Sikre - i dialog med HMU og i overensstemmelse med personalepolitikken – at organisationen udvikles, og at der er fokus på resultater, således at opgaverne løses effektivt og hensigtsmæssigt.
• Forestå og udvikle hele organisationens informations- og kommunikationsopgaver, og gøre kommunen synlig i omverdenen.
• Være forum for drøftelse, gensidig information og koordination af betydning for den samlede kommunale virksomhed.

Borgmesterens rolle

Borgmesteren deltager i direktionens møder efter behov og efter aftale med kommunaldirektøren. Borgmesteren er ikke medlem af direktionen, men deltagelsen i direktionens møder sikrer en hensigtsmæssig udveksling af information og holdninger. Borgmesteren er bindeleddet mellem Direktionen og den politiske organisation. Direktionen arbejder i alle forhold under ansvar over for Byrådet.

Direktionsmedlemmernes rolle

Kommunaldirektøren er nærmeste sparringspartner for Borgmesteren.
Kommunaldirektøren leder direktionens møder, og står i spidsen for den samlede virksomheds ledelse og udvikling. Ved en evt. uenighed i direktionen træffer kommunaldirektøren de nødvendige beslutninger. Kommunaldirektøren er ordførende i de væsentligste tværgående spørgsmål og eksterne relationer. Kommunaldirektøren - som har ledelsesansvaret over for direktørerne - sikrer en god forberedelse af direktionens møder. Kommunaldirektøren sikrer, at der placeres et ansvar for, at alle beslutninger føres ud i livet. Kommunaldirektøren har ansvaret for, at der følges op på implementeringen af direktionens beslutninger.

Én af direktørerne udpeges som vicekommunaldirektør og er stedfortræder for kommunaldirektøren i dennes fravær.

Direktionen fungerer i dialog og har ansvaret for, at der bliver truffet de nødvendige og rettidige beslutninger.

Direktørerne deltager på lige fod i direktionens tværgående ledelse af den samlede virksomhed. Direktørerne bringer faglighed, holdninger og beslutninger fra sit område ind under den fælles tværgående ledelse.

Direktionens medlemmer er sparringspartnere med og for hinanden.

Direktionens arbejdsmetode

Den strategiske tænkning er en grundlæggende arbejdsmetode, og direktionen skal fungere således, at organisationen udvikles til at indgå i et positivt samspil med omgivelserne ved en optimeret og proaktiv tilgang.

Direktørerne har - ved siden af direktionsopgaven - samtidig en ligeværdig rolle som leder af eget forvaltningsområde. Der er tale om dialog - og ikke en traditionel forhandlingssituation - i direktionen. Et beslutningsklima udvikles over tid, således at direktøren både varetager helhedens interesser over for forvaltningen - gennem sit medlemskab af direktionen - og forvaltningens interesser over for helheden. Direktionen udvikler denne tværgående enhedsledelse i et tæt samspil med borgmesteren og den politiske organisation, som er organiseret i en ”parallel” struktur.

Direktionen drøfter og behandler primært emner med et tværgående indhold, f.eks. strategi, ledelse og organisation, økonomi og planlægning, information og service, løn og personale, uddannelse og IT samt nye tiltag og idéer. Kun konkrete sager af væsentlig eller tværgående betydning behandles i direktionen. De sager, som skal behandles i direktionen skal så vidt muligt være klarlagt på forhånd, således at der er tilstrækkeligt grundlag for en drøftelse eller en beslutning.

Mødefrekvens

Direktionen mødes som udgangspunkt fast hver torsdag formiddag. På det sidste møde i måneden har mødet et øget strategisk fokus. Direktionen mødes efter behov til temadrøftelser/seminarer. Direktionen betjenes af sekretariatet med en tilknyttet fast direktionssekretær. Kommunaldirektøren sikrer, at dagsorden og bilag udsendes senest 3 dage før de faste møder. Der er mulighed for at indkalde gæster, ledere eller medarbejdere til at belyse særlige emner.

Mødereferater

Der er fuld åbenhed om direktionens beslutninger. Referater offentliggøres efter møderne på https://polweb.sonderborg.dk.

Strategiske indsatsområder

Direktionen udarbejder årligt strategiske indsatser der vedhæftes som bilag.

JØ, MWS og MH 31. januar 2011 – redigeret på direktionsmødet den 3. februar 2011 og på direktionsseminar i april 2011.