Kommunikationspolitikken i Sønderborg Kommune

Den kommunikerende kommune

Sønderborg Kommune er områdets største arbejdsplads med ca. 7.000 ansatte. Alene af den grund vil der være særlig fokus på kommunen.

Som offentlig arbejdsplads bliver vi til stadighed udfordret på måden, vi yder service og løser vores opgaver. Og hertil kommer, at den decentrale struktur med ca. 170 virksomheder stiller særlige udfordringer i forhold til kravet om, at kommunikationen af både byråd, medarbejdere og borgere/brugere skal opleves som god.

Fælles grundlag

Målet er at fremstå som en kommunikerende kommune, hvor medarbejderne er bevidste om, hvordan vi bliver bedre til at kommunikere med hinanden, borgerne og pressen. Formålet er at skabe grundlag for en bedre dialog. Det er derfor ikke selve regelsættet, der er vigtigt, men nærmere holdningerne bag.

Kommunikationspolitikken skal således bevæge men ikke belære organisationen. Kommunikationspolitikken tager udgangspunktet i de fælles værdier udtrykt i styringsgrundlag og ledelsesgrundlag for Sønderborg Kommune.

Kommunen ledes ved at lægge beslutningskompetencen tættest mod borgerne, fordi kommunen er til for borgerne. Ved at lytte til borgerne og i dialog få kendskab til holdninger, synspunkter og erfaringer kan vi udvikle vores serviceydelser. Vi får også et godt grundlag for at træffe kvalificerede beslutninger.

Omfatter hele kommunens virksomhed

Kommunikationspolitikken gælder for alle områder, der ligger under Sønderborg Byråds beslutningskompetence.

Det forventes, at den enkelte medarbejder bruger sin sunde fornuft og handlekraft i opgaveløsningen — og at medarbejderne ser kommunikation som en vigtig del af opgaveløsningen på arbejdspladsen.

Til enhver opgaveløsning hører, at den enkelte medarbejder inddrager alle relevante parter i dialogen og — når det er relevant — synliggør arbejdet i både interne og eksterne medier som en del af kommunens virksomhed.

Hensigten er således at samle, koordinere og udvikle organisationen og dens samlede kommunikation internt og eksternt. Det betyder, at sigtet med kommunikationspolitikken også er at styrke arbejdspladsens synlighed i medierne og image i offentligheden.

Kommunens kommunikationspolitik skal udvikles og implementeres decentralt i en proces på den enkelte arbejdsplads med chefer og direktør som katalysatorer — i et samspil med kommunikationsafdelingen.

Der udarbejdes informationsstrategier og hjælpeværktøjer til brug for arbejdet med at virkeliggøre kommunikationspolitikkens otte fokuspunkter.

Politikkens otte fokuspunkter

I det daglige kommunikationsarbejde og i dialogen om opgaveløsningen har den enkelte leder og medarbejder et ansvar for at medvirke til:

• at vi udvikler attraktive arbejdspladser,
• at vi synliggør kommunens ydelser ved at informere let og forståeligt om de lovfastsatte ydelser og om kommunens ydelser/service i øvrigt,
• at vi opnår et troværdigt image, forstået som et image, hvor brugeren kan genkende de oplevelser, de pågældende selv har haft i kontakt med kommunens medarbejdere,
• at vi afstemmer forventningspresset i omgivelserne ved at skabe et realistisk og genkendeligt billede af arbejdspladsens ydelse/service,
• at vi mindsker antallet af konflikter med dem, vi servicerer,
• at vi opnår en hensigtsmæssig placering i mediebilledet,
• at vi i relevante sammenhænge synliggør det politiske element i opgaveløsningen og
• at vi medvirker til at sætte dagsordenen for den offentlige debat.

Målet er på de indre linier gennem dialog og kommunikative processer at skabe udvikling og ønskede adfærdsændringer. Målet er tillige at opbygge fælles viden og at få spredt den enkelte medarbejders viden til relevante andre.

Visionen for god kommunikation

Sønderborg Kommune vil aktivt arbejde for at udvikle offentlig kommunikation og bruger kommunikationen som et strategisk værktøj i arbejdet for at nå sine mål.

Intern information

Det skal være tydeligt, hvilke redskaber og metoder vi bruger, hvordan det skal være at arbejde i kommunen, og hvad den enkelte kan gøre for at bidrage. Alle har et ansvar for god kommunikation, og den enkelte leder har initiativpligt.

Linieinformation fra medarbejder til top skal bidrage til, at ”oversætte” kunde- og brugerforventninger og medarbejderforslag om forenklinger/forbedringer til det relevante beslutningsniveau.

Linieinformation fra chefniveauet til den enkelte medarbejder skal sikre, at byrådets og direktionens budskaber ”oversættes”, så ledere og medarbejdere kan implementere.

Det vil sige, at den interne kommunikation fungerer som den skal, når næste niveau tilfører kommunikationen værdi og brugbarhed.

Målrettet kommunikation

Al kommunikation skal være målrettet og tage udgangspunkt i modtagerens behov. Borgere og brugere skal have let at få information om kommunens aktiviteter og serviceydelser — når de har brug for den.

Det betyder bl.a., at relevante oplysninger skal fremgå af kommunens hjemmeside.

Borgerservice og dialog

Borgere og brugere skal mødes med respekt og tillid. Opgaverne skal løses med størst mulig effektivitet og til størst mulig tilfredshed for borgere og brugere.

Borgerne skal opleve, at de får en service, som de bedømmer som god og professionel.

Borgerne skal kunne betjene sig selv i stor udstrækning via internettet.

Det politiske element i kommunens virksomhed skal i relevante sammenhænge synliggøres, så det bliver tydeligt for borgerne, at de via den demokratiske proces har mulighed for at øge indflydelse på kommunens virksomhed.

Design og visuel identitet

Sønderborg Kommune har et fælles designprogram og dermed en plan for, hvordan kommunen vil præsentere sig visuelt, internt og eksternt.

Designprogrammet signalerer Sønderborg Kommunes ambitionsniveau — som området med ubegrænsede muligheder. Designet skal bruges af administration og alle øvrige kommunale arbejdspladser i al visuel kommunikation.

Kommunikationsafdelingen rådgiver staben, forvaltningerne og decentrale enheder i implementeringen af kommunikationspolitikkens elementer og har det kommunikationsfaglige ansvar for indholdet i en række af de kommunale udgivelser, trykt og elektronisk.