Udarbejdelse af dagsordenspunkter

Link til vejledninger:

Retningslinjer for udarbejdelse af dagsorden - dokumentet er ved at blive revideret v/ Hanne Jark

Tidsfrister i forbindelse med indlevering af dagsordenspunkter, samt mødedatoer

Formål

Byrådet og Direktionen har bestemt, at fra den 1. januar 2010 skal kvaliteten i dagsordener forbedres på flere punkter.
Temaudvalget har igennem to år beskæftiget sig med byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår, bl.a. med ønsker til udvalgs- og byrådsdagsordener.
For at imødekomme ønskerne og for at sikre ensartede retningsliner for dagsordener i Sønderborg Kommune er der opstillet følgende målsætning:

• En dagsorden skal danne grundlag for en beslutning.
• En dagsorden skal være forståelig for modtageren.
• En dagsorden skal være sproglig korrekt.
• En dagsorden skal være overskuelig.
• En dagsorden er et arbejdsredskab.
• En dagsorden er en informationskilde.

Denne vejledning er udformet som en brugsanvisning til alle, der er involveret i dagsordensprocessen.

Det tilstræbes at give svar på følgende spørgsmål:

• Hvad skal en dagsorden bruges til (hvem er modtageren)?
• Hvilke faglige overvejelser skal man som ”producent” gøre sig, herunder hvilke konsekvenser vil en beslutning få?
• Hvilke sproglige overvejelser?
• Hvilke krav og forventninger har byrådsmedlemmerne til dagsordenspunktet?
• Hvad skal skrives i punktet og hvad skal bilag bruges til?
• Hvornår skal en sag på den lukkede del af mødet?
• Hvem har ansvaret for at den indholdsmæssige — herunder den sproglige — kvalitet er i orden?