Beskrivelse af systemet

Love der er omfattet af kvalitetsstyringen

Loven om kvalitetsstyring indenfor natur- og miljøadministrationen gælder for sagsbehandlingen inden for en række love.

Nedenstående tabel viser, hvilke love der er relevante for Sønderborg Kommune og for de enkelte afdelinger. En oversigt over alle de love, som kvalitetsstyringsloven omfatter, findes i kvalitetsstyringsloven.

X = myndighed indenfor loven

Havmiljøloven er ikke krydset af i ovenstående skema. Det skyldes, at den kommunale opgave der ligger i havmiljøloven består i at udarbejde en beredskabsplan i tilfælde af forurening af havne og kyster (Lov om beskyttelse af havmiljøet (Havmiljøloven) 1073 af 20/10 2008, § 35.

Denne opgave varetages af Brand & Redning. Beredskabsplanen er under udarbejdelse, og der bliver i den forbindelse drøftet, hvordan opgaven håndteres i forhold kvalitetsstyringsloven.

Elektronisk håndbog

Alle dokumenter i kvalitetsstyringssystemet findes i eller via de elektroniske håndbøger.

Der foregår en løbende revision af kvalitetsstyringssystemet. Det er derfor kun de elektroniske kvalitetshåndbøger, der er gældende.

Udprintet materiale fra en håndbog bevarer således ikke status som gældende og systematisk vedligeholdt dokumentation.

De elektroniske håndbøger skal - udover at være et styringsværktøj til at sikre ensartet kvalitet - være et værktøj for den enkelte sagsbehandler. Håndbøgerne skal nemt tilvejebringe relevante oplysninger for sagsbehandleren.

Systemet består af:

1. en overordnet beskrivelse af systemet, herunder kvalitetspolitik og mål
2. tværgående procedurer (blandt andet om brugerundersøgelser, offentliggørelse af indsats og resultater, interne gennemgange af systemet, kompetencestyring m.v.)
3. faglige procedurer (beskrivelser af sagsgange i de forskellige typer sager)
4. værktøjer (som eksempelvis skemaer, tjeklister, skabeloner, vejledninger)

Kvalitetspolitikken tages op til en gennemgående revision mindst en gang i en byrådsperiode.

Herudover kan der være behov for at tilpasse eller ændre politikken som følge af resultater af brugertilfredshedsundersøgelser, interne audit og ledelsens årlige evaluering af systemet.

Mål fastsættes på forskellige niveauer. Der er overordnede mål for kommunen. Desuden kan de enkelte afdelinger fastlægge lokale kvalitetsmål.

Målene fastsættes og revideres efter behov bl.a. i forbindelse med ledelsens årlige evaluering.

Mindst en gang i løbet af hver byrådsperiode fastsættes nye mål.

Systemprocedurer (tværgående procedurer) godkendes af styregruppen. De revideres efter behov (eksempelvis ifm. intern audit, ekstern audit, forbedringsforslag).

Det er den systemansvarliges ansvar at tilpasse og vedligeholde procedurerne.

Faghåndbøgerne er sagsbehandlernes redskab. Det er det enkelte fagområde, der sørger for at udarbejde og vedligeholde deres egen fagbog.

Kvalitetskoordinatoren har en vigtig rolle i opbygningen og vedligeholdelse af fagbogen, samt i den daglige anvendelse af håndbogen.